< Terug

Iemand komt zijn afspraken niet na en dat leidt tot onenigheid. “Had ik dat telefoongesprek maar opgenomen”, schiet er door uw hoofd. Maar mag dat eigenlijk wel?

 

Ja dat mag, maar … 

Houdt u aan de regels ... U mag een telefoongesprek opnemen, maar dat is aan een aantal regels gebonden. Regels over het opnemen of aftappen, staan in de Telecommunicatiewet. 

 

Informeer de gesprekspartner. 

Allereerst moet u (of uw medewerker) zelf deelnemen aan een gesprek. U mag dus niet voor iemand anders telefoongesprekken gaan opnemen. Aftappen kan dus niet. Tip.  U moet de gesprekspartner van tevoren informeren dat u het gesprek opneemt. U moet daarbij vermelden waarom u het gesprek opneemt en u mag de opname alleen voor deze reden gebruiken. 

 

U wordt opgenomen. Een particulier mag een telefoongesprek met u als ondernemer wel opnemen en hoeft dit ook niet van tevoren te melden, maar het is wel zo netjes. 

 

De AVG

Verwerking persoonsgegevens. 

Met het opnemen van een telefoongesprek verwerkt u persoonsgegevens van een bepaald persoon, zoals naam en telefoonnummer. Ook het gesprek zelf kan privacygevoelige informatie bevatten. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is daarom van toepassing. Tip.  Een van de belangrijkste regels is dat u een goede reden voor het opnemen moet hebben: een grondslag. Vaak is dit een gerechtvaardigd belang, zoals de normale bedrijfsvoering. Denk daarbij aan het sluiten van een overeenkomst of aan kwaliteits- of trainingsdoeleinden. De toepassing van de AVG houdt onder andere in dat: 

• u de opname niet mag delen (via bijv. sociale media);

niet elke werknemer toegang tot de opname mag hebben; en 

• u de opname niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u het opneemt.

Let op. Uw klant kan de data opvragen of vragen om verwijdering. In dat geval moet u de opgenomen gesprekken en opgeslagen metadata kunnen overleggen ofwel kunnen verwijderen. 

 

Voor de werkgever

Het opnemen van gesprekken met werknemers mag niet zomaar. Privégesprekken mag u helemaal niet opnemen en zakelijke gesprekken alleen bij uitzondering en onder strikte voorwaarden. Zo mag het niet doorlopend zijn, tenzij het echt noodzakelijk is en dan moet u het vooraf aankondigen. Het mag alleen voor een specifiek vooraf benoemd doel en niet voor een ander doel gebruikt worden. Andersom geldt dat de werknemer wel zonder toestemming een gesprek met u mag opnemen. 

 

Met een opname naar de rechter

Bewijs. Vaak neemt u een telefoongesprek op om achteraf bewijsmateriaal te hebben. Dergelijke opnames mogen in civiele procedures gewoon gebruikt worden. Maar ook hier geldt een maar: de rechter kan namelijk zelf beslissen of de opname als bewijs wordt toegelaten. 

 

Hoe doet u dat eigenlijk?

Heeft u een telefooncentrale? Dan kunt u waarschijnlijk relatief makkelijk gesprekken opnemen. Uw telecomadviseur moet u kunnen uitleggen hoe. Opnemen met mobiele telefoons kan met speciale apps. Sommige zijn gratis, de betere zijn betaald. Tip.  Zoek in de App Store of Google Play Store naar apps voor voice recording of naar call recorders. 

 

Meld altijd van tevoren als u als ondernemer een telefoongesprek wilt opnemen en waarom. U mag deze opname alleen voor dat ene doel gebruiken en u moet deze opnames veilig opslaan. Telefoongesprekken met werknemers opnemen, mag niet.